Administração do conhecimento: como não desperdiçar o seu e o da organização12 min read

Administração do conhecimento pessoal e profissional é uma prática necessária e eficaz para assegurar a competitividade do negócio.

Vamos abordar hoje um assunto que já tratamos de forma introdutória no artigo Será que você está demitindo o seu capital intelectual?

Pois bem, iremos nos ater mais especificamente sobre a forma como podemos administrar o conhecimento presente em nossa organização, seja ela do tamanho ou área de atuação que for.

Administração do conhecimento

Crédito Imagem: Freepik.com

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Lembrando apenas que estamos seguindo, neste momento, a visão dada por OLIVEIRA (2012) para o que ele chama de Administração do Conhecimento Organizacional.

Naturalmente, seguiremos a linha de raciocínio considerada pelo autor, mas vamos também considerar algumas experiências próprias e tentar agregar algum valor a você, que busca soluções para esta área.

Assim, devemos iniciar a jornada da administração do conhecimento organizacional, que é tratada por muitos autores no Brasil como gestão do conhecimento, em referência ao termo knowledge management, destacando alguns dos seus pontos principais.

O que é mesmo administração do conhecimento?

Embora certamente vai encontrar definições e metodologias distintas na bibliografia sobre o tema ou mesmo em solução de mercado, vamos seguir aqui nossa linha de raciocínio e após você mesmo(a) poderá tirar suas conclusões, OK?

Iniciaremos a análise dos passos propostos para a efetiva administração do conhecimento, compreendendo o seu conceito, ou seja, o que é isso.

Já tinha considerado a administração do conhecimento na sua organização desta forma?

Você considera que o conhecimento é algo que se pode obter, de forma planejada e estruturada e que tal conhecimento faz sentido quando compartilhado de forma a criar um processo que agregue valor a você a sua organização?

Caso sim, deve concordar também que uma das missões de um processo adequado de educação corporativa é gerar uma otimizada administração do conhecimento organizacional. Contudo, este é um tema para se tratado com mais ênfase e atenção e por isso terá seu espaço no momento oportuno.

O que dá base à administração do conhecimento organizacional?

Creio ser válido, mesmo que não de forma extremamente analítica, analisarmos alguns fatores, que, segundo o autor que estamos considerando, dão base à administração do conhecimento, visto que “alimentam” o processo através da educação continuada e também dão sua sustentação.

Naturalmente, há alguma divergência de entendimento entre os diversos autores que tratam da administração, ou gestão, do conhecimento, mas isso não prejudica a nossa análise, sem dúvida.

Base da administração do conhecimento

Crédito da imagem: Elaborado pelo autor, vetorial Freepik.com com alterações da Conducere

Educação corporativa

Já dissemos neste mesmo artigo que uma das missões de um processo adequado de educação corporativa é gerar uma otimizada administração do conhecimento. Uma das formas mais adequadas de se fazer isso é ter um sistema de educação corporativa estruturado, mas já falamos mais sobre isso, OK?

Tecnologia

Com relação à tecnologia podemos considerar que corresponde ao conjunto de conhecimentos que uma empresa precisa ter para aplicar nos seus processos, negócios, produtos e serviços; (OLIVEIRA, 2012, p. 74)

Estrutura organizacional

Quando nos referimos à estrutura organizacional, a ênfase está na forma como a empresa organizou a sua estrutura hierárquica e de processos para que possa facilitar, ou não, a alocação dos conhecimentos essenciais para as pessoas e as áreas onde elas estão atuando.

Cultura organizacional

A cultura organizacional impacta tal administração, pois o ideal é que o conhecimento faça parte, de uma forma absolutamente natural, dos valores e das crenças das pessoas e da empresa.

Clima organizacional

Por fim, o clima organizacional precisa estabelecer um contexto de “ganha-ganha”, pois não é difícil de compreender que se assim não for, realmente não irá funcionar nenhum tipo de administração do conhecimento na prática.

O que devemos considerar no processo de administração do conhecimento?

Vencidas as etapas de contextualização e visão com relação às bases da administração do conhecimento, vamos às considerações sobre o processo da administração, propriamente ditos.

administração do conhecimento

1. Análise e identificação dos conhecimentos necessários para as pessoas e a empresa:

Apesar de parecer básico, este é um ponto relevante e que muitas vezes gera certas controvérsias nas organizações, visto que cada área defende o seu “conhecimento necessário”.

O fato é conseguir analisar se estes conhecimentos que estamos considerando como estratégicos, necessários, vão contribuir para gerar os diferenciais competitivos da nossa organização, ou seja, vão contribuir para formar as nossas competências críticas (essenciais) ou não.

Embora haja algum espaço para certa subjetividade, o importante é que, sempre que possível, tal análise sobre a necessidade ou não de adquirir ou desenvolver tais conhecimentos possa ser feita de forma colaborativa e com o uso da lógica e da razão, acima da emoção e da vontade própria de cada pessoa ou área.

2. Aquisição dos conhecimentos necessários:

Variadas são as formas, em especial nesta era da informação, de se adquirir os conhecimentos necessários, seja de forma estruturada ou não.

Por exemplo, podemos nos inscrever num curso online aberto na web, participar de um processo de capacitação na nossa organização, contratar um mentor ou consultor etc.

3. Adaptação do conhecimento adquirido à realidade atual e à situação futura desejada:

Esta é também uma questão relevante, você já deve ter passado por isso, ou mesmo conhecer alguém que passou por tal situação, qual seja, a empresa adquiriu um conhecimento que não tem como ser adaptado à sua realidade, pois não há ninguém verdadeiramente capacitado internamente para tal.

Sabe aquele processo de consultoria lindo e maravilhoso que você participou, assim que foi encerrado o projeto, ou seja, quando o(a) consultor(a) foi embora, tudo volta “à estaca zero”?

Pois então, será que houve um processo pensado para adaptar o conhecimento adquirido, através do processo de consultoria, à realidade atual e à situação futura desejada pela organização?

Certamente, você tem a resposta, não precisamos nos alongar nesta questão.

4. Validação do conhecimento adquirido e adaptado à realidade da empresa:

Bem, esta é uma decorrência natural do passo anterior, visto que se não houve um processo pensado para adaptar o conhecimento adquirido muito menos haverá validação de tal conhecimento.

5. Armazenamento e estrutura de acesso aos conhecimentos existentes:

Este é um dos pontos onde a TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação) pode lhe ser muito útil.

Como?

Ferramentas como redes sociais corporativas podem ajudar muito a armazenar e facilitar o acesso aos conhecimentos existentes, sem falar, é claro, no nível de proteção do conhecimento que tais ferramentas lhe proporcionam, caso sejam usadas em sua plenitude.

6. Aplicação prática do conhecimento adquirido e adaptado:

Não há necessidade de maiores delongas neste aspecto, pois nos parece claro que conhecimento que não é colocado em prática não se transforma em competência e por consequência não gera resultados efetivos para as pessoas e a organização.

7. Aprimoramento, em tempo real e na tarefa, do conhecimento aplicado na tarefa:

Toda e qualquer metodologia deve prever um processo de aprimoramento contínuo e aqui não é diferente.

Assim, é de extrema relevância que possam ser gerados processos que prevejam, sem exageros formais, o aprimoramento contínuo do conhecimento, enquanto ele é utilizado no dia a dia das nossas organizações.

Devemos nos perguntar: o que preciso reciclar? Tal conhecimento tem uma validade a ser verificada? Há outras pessoas que precisam adquirir tal conhecimento? A forma como o conhecimento está sendo armazenado e distribuído faz sentido para as pessoas que efetivamente o utilizam nas suas tarefas?

8. Avaliação dos resultados alcançados:

Assim como no caso do aprimoramento contínuo, a avaliação é um processo básico para que haja um controle de qualidade adequado. Não poderíamos prescindir disso aqui.

9. Proteção do conhecimento:

Este é um dos pontos nevrálgicos de qualquer sistema de administração do conhecimento organizacional e neste caso as soluções da TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação) podem lhe ajudar muito, como já citado.

Ocorre que imaginar que uma rede social corporativa, um LMS (Learning Management System), um sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos), uma biblioteca física e/ou virtual, etc. irá proteger o seu conhecimento por si só, é um ledo engano.

Na verdade o que se necessita, sem querer complicar demais, é utilizar as ferramentas da TIC ao nosso favor, mas aliadas a processos claros e a pessoas responsáveis por tais processos, naturalmente com uma verificação continuada da necessidade de evolução de tais processos.

10. Venda do conhecimento, se isso for estratégico:

Obviamente este é um ponto muito particular de cada empresa, mas vale destacar que OLIVEIRA (2012) diz literalmente que este pode ser um “negócio ‘extra’ que nenhuma empresa inteligente pode desprezar.”

Como um sistema de educação corporativa pode lhe auxiliar na administração do conhecimento?

Embora já haja vários elementos que dão base à administração do conhecimento, não poderíamos deixar de tratar aqui sobre o que denominamos de SEC (Sistema de Educação Corporativa).

Vimos neste artigo que a educação corporativa é uma das bases da administração do conhecimento. Contudo, ela fará sentido, efetivamente, quando tratada dentro de um sistema organizado.

Assim, antes de falar de tal sistema, é extremamente válido analisarmos um dos conceitos mais amplos e esclarecedores sobre o que é, de verdade, a educação corporativa:

administração do conhecimento

Crédito imagem: Freepik.com com alterações da Conducere

Pois bem, parece-me claro que, a partir de tal definição, não podemos comparar as práticas de educação corporativa igualando-as às práticas de T&D (Treinamento e Desenvolvimento) tradicionalmente utilizadas, não é mesmo?

De qualquer forma, como estruturar as práticas de educação corporativa em nossas organizações?

Vejamos, por favor, a sugestão que segue:

Crédito imagem: Freepik.com com alterações da Conducere

Crédito imagem: Freepik.com com alterações da Conducere

Uma das formas mais básicas de se ter um sistema de educação corporativa em qualquer organização, seja do tamanho que for, é a geração de uma ou mais academias corporativas.

Aliás, consideramos que uma evolução natural do sistema de academias é a estruturação da sua Universidade Corporativa, a qual não é tema deste artigo de forma direta.

Então, vamos às partes que compõem, em nosso entendimento, a estrutura básica de um sistema de educação corporativa traduzido em forma de academia corporativa.

1. Design Educacional:

Para que ocorra um processo estruturado de ensino e aprendizagem na organização, privilegiando o desenvolvimento das competências essenciais, para a geração de um desempenho das pessoas mais adequado às necessidades da empresa, utiliza-se como base tal metodologia.

2. Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC):

Assim como é o caso da administração do conhecimento, como um todo, no caso de um sistema de educação corporativa ela também tem uma importância bastante grande. Inclusive é importante ressaltar que a TIC na educação corporativa não está restrita ao uso de LMS´s, mas vemos que as redes sociais corporativas tem uma grande importância neste processo educacional.

3. Gestão do Conhecimento:

Naturalmente, como estamos tratando neste artigo, a gestão, ou administração, do conhecimento tem uma ligação nevrálgica com a educação corporativa. Assim, não poderíamos deixar de considerar que há a necessidade de prever processos que alimentem o sistema de administração do conhecimento da organização a partir da academia corporativa correspondente.

4. Account Mentoring:

Esta é uma metodologia criada por nós da Conducere e que visa, por fim, implantar um sistema de avaliação de resultados e melhoria contínua do sistema de educação corporativa implantado.

Mas e agora, o que eu devo fazer de prático para iniciar o meu processo de administração do conhecimento?

Você percebeu que criar um sistema de administração, ou gestão, do conhecimento organizacional requer certa dose de dedicação contínua, aliás como qualquer outro sistema que você já implementou, seja para a gestão empresarial, para a qualidade, etc.

Iniciando o processo da administração do conhecimento

Assim, sugiro que você possa analisar, mesmo que de uma forma bem básica, os seguintes itens:

 

administração do conhecimento

Crédito imagem: Elaborado pelo autor. Vetorial – Freepik.com com alterações da Conducere

Analisar os fatores que sustentarão o SEC

Como estão os fatores, que servirão de base para alimentar e sustentar o meu sistema de administração do conhecimento, quais sejam: sistema de educação corporativa, tecnologia da empresa, estrutura, cultura e clima organizacionais estão estruturados na minha organização? Há necessidade de alterações imediatas ou os mesmos tem uma maturidade mínima para suportar o processo de administração que estamos prevendo?

Implementar ou avaliar seu SEC

Caso seja necessário, implemente ou reavalie seu sistema de educação corporativa. Sem ele você não chegará a lugar algum.

Seguir os 10 passos da administração do conhecimento

Siga os 10 passos aqui sugeridos para iniciar o processo de criação implantação do seu sistema de administração do conhecimento. Lembre que os passos iniciam com a análise e identificação dos conhecimentos necessários para as pessoas e a empresa e terminam com a ideia de vender (ou não) o conhecimento gerado na sua organização.

Com isso, espero ter lhe ajudado nos seus primeiros passos, ou quiçá, no aprimoramento do seu processo de administração do conhecimento organizacional.

Até a próxima!

Referências Consultadas:

Imagens: Freepik, com modificações da Conducere Desenvolvimento Corporativo.

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Coaching, mentoring e couseling: um modelo integrado de orientação profissional com sustentação da universidade corporativa. São Paulo: Atlas, 2012.

SALVADOR, Jocelito André. Como se diferenciar na era do conhecimento. Volume 1: Princípios do Conhecimento e da Educação Corporativa.

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